株式会社目黒雅叙園
営業部　部長
海東保晴氏
業界初となるプロレスによるディナーショーを
開催するなど新たな試みを積極的に展開する

株式会社目黒雅叙園
IT グループ
システムチーフエンジニア
圓山聖一氏
一段一段階段を登っていくようにシステム
の完成度を高めていきたいと語る

現場との連携なしでは成しえなかった
システム導入
 
　今回のシステム変更で、ユニコーンの「BV Manager」の導入決定に至った理由について圓山氏に改めて尋ねると「導入の決め手となったのは、データ項目の多さです。今回のシステム導入に関する基本方針として『カスタマイズはしない』ということで進めていました。極端な言い方をすれば、必要に応じてシステムに合わせて仕事をしてくださいということでした。正直難しいミッションだったと思います」と圓山氏は振り返る。「これまで10 年以上同じシステムを使用していましたから、それに合わせた独自のノウハウやオペレーションが染みついている中で、それを変えていこうということですから、基本のパッケージ自体に力がないとそれを包括して運用していくことができません。結果、パッケージ力が最も高かった『BV Manager』が選ばれたというわけです」（圓山氏）。
 
　基本のパッケージの時点で、すでに現場の問題点を的確にとらえた機能を備えているのは、ユニコーンの現場を最優先にしたシステム作りの結晶と言えるが、他方、ユニコーンのもう一つの強みである「カスタマイズ力」をあまり活用しないで導入するというのは、現場にとっては負担が大きくなかったのだろうか。もう一方の主役である宴集会部門の営業を束ねる営業部の海東保晴部長に、今回のシステム導入について尋ねると「大小合わせて4000 件近い案件を、少ない人員でこなしていることもあり、業務の効率化にはシステムのサポートが必須となっています。一方で、『BV Manager』導入前は、システムがありながら、部門間のやり取りなどでは手書きのオーダーシートが回っているなど、現場の負担がとにかく大きかった。可能ならば、これまでの業務の流れを踏襲して、さらにペーパーレスなどの業務改善が実現できるシステムが理想でしたが、そう都合よくはいかなかったというのが率直な感想です」と振り返る。
 
「とにかく以前のシステムに比べ、入力項目が多くて戸惑いました。こんなに入力しなければ予約が取れないのかとショックを受けました」と海東氏は、導入初期の衝撃の大きさを語る。と言いながら、新しいシステムに慣れるまで手書きのオーダーシートを併用するなどの経過措置を取らず、「BV Manager」への切り替えを先頭に立って推進したのも海東氏だった。
 
「せっかく投資をしてシステムを導入したのだから、営業としては、まず入力のルールを決め、とにかくシステムへの入力をしていくことを徹底しました。このチャンスを逃したらペーパーレスは実現できないという覚悟で臨みました」（海東氏）。
 
　その海東氏の情熱は、それにとどまらず、当初予定していなかった旧システム上に残っている顧客や宴集会に関するデータの新システムへの移行を実現させる。「実際のところ、営業担当者は異動などがあるため、そんなに長く在籍していないケースがほとんどです。企業にとって最も大切な財産である過去のデータを、人から人へではなく、データベースとして共有管理することが最も大切だと考えています。特に周年記念的な宴集会の場合、最低でも5 年、通常10 年単位で過去のデータを持っていないとリピーターへの対応はできませんから」（海東氏）。
 
　今では旧システムが導入された2003 年からのデータがすべて「BVManager」のデータベース上で利用可能となっている。こうした異なる部門間でお互いが切磋琢磨し、システムをよりブラッシュアップしていく姿勢が、同施設のシステム導入を成功へと導いているのだろう。